Kebijakan Privasi
Kebijakan Privasi SantriOne
SantriOne adalah aplikasi absensi dan administrasi pembelajaran untuk sekolah dan pesantren, dikembangkan dan dioperasikan oleh Otoritech ("kami"). Kebijakan ini menjelaskan data pribadi apa yang diproses SantriOne, untuk apa, dan hak Anda atas data tersebut, sejalan dengan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).
1. Peran kami dan peran sekolah
Data siswa, wali, dan guru dimasukkan dan dikelola oleh sekolah atau pesantren yang berlangganan SantriOne. Untuk data tersebut, sekolah adalah pengendali data, dan kami bertindak sebagai prosesor data yang memprosesnya hanya atas instruksi sekolah dan untuk menjalankan layanan. Untuk data pengunjung situs ini dan data kontak calon pelanggan, kami adalah pengendali data.
2. Data yang kami proses
- Data siswa: nama, NISN/NIK, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, alamat, kelas/rombel, serta data lain yang diimpor sekolah (misalnya dari ekspor Dapodik).
- Data wali/orang tua: nama, hubungan dengan siswa, nomor telepon, dan alamat email bila diberikan sekolah.
- Data guru dan staf: nama, NIP/NIK, email, nomor telepon, jadwal mengajar, jurnal mengajar, perangkat ajar, dan pengajuan cuti.
- Data kegiatan belajar: catatan kehadiran per sesi, izin dan sakit, kegiatan non-KBM, nilai, dan rapor.
- Data akun: kredensial masuk (kata sandi disimpan dalam bentuk hash, tidak pernah sebagai teks asli), dan bila Anda memilih Masuk dengan Google, alamat email dan nama yang diberikan Google.
- Data teknis: alamat IP, jenis peramban, dan waktu akses yang tercatat di log server untuk keamanan dan pemecahan masalah.
- Data keuangan sekolah (bila modul keuangan dipakai): tagihan, pembayaran, dan catatan transaksi yang terkait siswa atau wali.
SantriOne tidak mengakses lokasi GPS, kamera, maupun mikrofon perangkat Anda.
Situs dan aplikasi SantriOne memakai Umami, alat analitik yang kami kelola sendiri di server kami. Umami tidak memasang cookie dan tidak menyimpan data pribadi; ia hanya menghitung kunjungan dan klik (misalnya klik tombol WhatsApp). Data ini tidak dibagikan ke pihak lain, dan kami tidak memasang pelacak iklan.
3. Untuk apa data dipakai
- Mencatat dan merekap kehadiran siswa serta guru.
- Menyusun jadwal, jurnal mengajar, perangkat ajar, nilai, dan rapor.
- Memberi wali akses ke kehadiran dan perkembangan anaknya.
- Mengautentikasi pengguna dan menjaga keamanan akun.
- Memelihara, memperbaiki, dan mengamankan layanan.
- Menanggapi pertanyaan yang Anda kirim lewat WhatsApp atau email.
Kami tidak menjual data pribadi dan tidak memakainya untuk iklan.
4. Penyimpanan di perangkat
Agar tetap bisa dipakai saat sinyal tidak stabil, aplikasi guru menyimpan sebagian data (misalnya daftar siswa dan absensi yang belum terkirim) di penyimpanan lokal peramban perangkat. Data itu dikirim ke server begitu koneksi tersedia dan dapat dihapus dengan membersihkan data situs di pengaturan peramban. Kami memakai penyimpanan lokal hanya untuk menjalankan aplikasi, bukan untuk pelacakan.
5. Berbagi data dengan pihak lain
Data hanya dibagikan sejauh diperlukan untuk menjalankan layanan:
- Penyedia infrastruktur (server, basis data terkelola, penyimpanan berkas) yang menyimpan data atas nama kami di bawah kewajiban kerahasiaan.
- Google (Firebase Authentication), hanya bila Anda memilih masuk dengan akun Google.
- Pihak berwenang, bila diwajibkan oleh hukum yang berlaku.
Di dalam aplikasi, akses dibatasi per peran: guru hanya melihat kelas yang diajarnya, wali hanya melihat data anaknya sendiri, dan data satu sekolah tidak pernah terlihat oleh sekolah lain.
6. Keamanan
Seluruh lalu lintas dienkripsi dengan HTTPS. Kata sandi disimpan sebagai hash, akses dibatasi berdasarkan peran, dan data tiap sekolah dipisahkan secara logis. Tidak ada sistem yang kebal sepenuhnya; bila terjadi kegagalan pelindungan data, kami akan memberi tahu sekolah terkait dan pihak yang berwenang sesuai ketentuan UU PDP.
7. Masa simpan
Data disimpan selama sekolah berlangganan SantriOne. Setelah langganan berakhir, sekolah dapat meminta salinan datanya, dan kami menghapus atau menganonimkan data tersebut dalam waktu yang wajar, kecuali bila hukum mewajibkan penyimpanan lebih lama. Log teknis disimpan dalam jangka pendek untuk keperluan keamanan.
8. Hak Anda
Sesuai UU PDP, Anda berhak meminta akses, perbaikan, penghapusan, atau salinan data pribadi Anda, serta menarik persetujuan yang pernah diberikan. Karena data siswa, wali, dan guru dikelola sekolah, ajukan permintaan tersebut terlebih dahulu ke sekolah atau pesantren Anda; kami akan membantu sekolah memenuhinya. Untuk data yang kami kendalikan langsung, hubungi kami di kontak di bawah.
9. Data anak
Sebagian besar siswa adalah anak di bawah umur. Data mereka diproses atas dasar hubungan sekolah dengan orang tua/wali, hanya untuk kepentingan pendidikan, dan tidak pernah dipakai untuk pemasaran.
10. Perubahan kebijakan
Kebijakan ini dapat diperbarui sewaktu-waktu. Tanggal di bagian atas halaman menunjukkan versi terbaru; perubahan penting akan kami sampaikan kepada sekolah pelanggan.
11. Hubungi kami
Pertanyaan atau permintaan terkait privasi dapat dikirim ke:
- Email: admin@santri-one.com
- WhatsApp: 0823-3521-2750